MANAGED EMAIL-ARCHIVIERUNG

Rechtssichere E-Mail-Archivierung – einfach, effizient und GoBD-konform.

E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente – und müssen entsprechend sicher und unveränderbar archiviert werden. Mit unserer Managed Archivierung erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen automatisch und behalten dabei jederzeit den Überblick über Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation. Schnell, durchsuchbar und revisionssicher.

Digitale Dokumentenverwaltung für die sichere Archivierung von E-Mails und Geschäftsdaten

Warum herkömmliche E-Mail-Ablage nicht ausreicht.

Outlook-Archive oder lokale Speicherlösungen bieten keine rechtliche Sicherheit. Ohne ein professionelles Archivierungssystem riskieren Sie Datenverlust, Verstöße gegen die GoBD und ineffiziente Recherchen. Eine zentrale, manipulationssichere Lösung schafft Klarheit und schützt vor unnötigem Aufwand im Prüfungsfall.

Das Problem

E-Mails müssen, genau wie Geschäftsbriefe, über Jahre hinweg vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) klar geregelt. Ein einfacher Ausdruck oder die Ablage im Outlook-Archiv genügt nicht, da E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Ohne ein spezielles Archivierungssystem ist es zudem nicht möglich, alle E-Mails zentral zu durchsuchen, da sie in den individuellen Postfächern der Mitarbeiter verteilt sind.

Die Lösung

Unsere rechtssichere E-Mail-Archivierung erstellt automatisch Kopien Ihrer E-Mails und speichert sie manipulationssicher, sodass Sie die Anforderungen der GoBD problemlos erfüllen. Gleichzeitig profitieren Sie von einem erheblich verbesserten Arbeitskomfort: Dank intelligenter Suchfunktionen können Sie die gesamte E-Mail-Kommunikation mit einem Kunden mühelos nachverfolgen oder gezielt nach bestimmten Begriffen suchen. Die Suche ist dabei nicht nur schnell, sondern auch flexibel – sie kann über einen gesicherten Webzugang oder direkt aus Ihrem Outlook erfolgen.

  • Sind Sie sich bewusst, dass alle geschäftlichen E-Mails für bis zu 10 Jahre unveränderbar archiviert werden müssen?

  • Wie stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Archivierung den Anforderungen der GoBD entspricht?

  • Wie einfach können Sie auf die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens zugreifen und diese nachvollziehen?

Ihnen fällt die Beantwortung dieser Fragen schwer oder Sie haben keine positiven Antworten? Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin!

Unsere Leistungen im Überblick

  • Komplettlösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zum monatlichen Festpreis

  • Revisionssichere Ablage möglich

  • Intelligente Suchfunktionen machen das Wiederfinden aller E-Mails unternehmensweit kinderleicht

  • Automatisierte Lösung ohne Bedienungsaufwand für Sie

  • Schutz vor Datenverlust bei Ihren E-Mails

  • Volle Zugriffskontrolle und Rechtesteuerung, wer welche Mails einsehen darf

  • Zugriff über Outlook, Webbrowser oder Smartphone möglich

Unsere Technik bildet das Herzstück für Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren.

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin für Ihre digitale Zukunft.

Sorgenfrei: Managed Services

Warum ist es nicht egal, ob einer Ihrer Mitarbeiter diese regelmäßigen IT-Aufgaben übernimmt oder Software Südbaden? Unsere Erfahrung und Expertise sorgt nicht nur dafür, dass wir früher aktiv werden, wenn eine Gefährdung droht. Wir erledigen einige Aufgaben auch routinierter und effektiver, weil diese Managed Services seit vielen Jahren unser Tagesgeschäft sind. So bleibt am Ende des Tages nicht nur das gute Gefühl, dass Ihre IT Infrastruktur sicher ist, sondern auch eine Kostenersparnis gegenüber dem Aufwand für eigenes qualifiziertes Personal.

ALLE MANAGED SERVICES AUF EINEN BLICK

Entdecken Sie unser Portfolio an Managed Services – strukturiert, praxisnah und gezielt darauf ausgelegt, Ihre IT zu entlasten und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Ob Sicherheit, Infrastruktur, Kommunikation oder digitale Prozesse: Unsere Lösungen greifen nahtlos ineinander, wachsen mit Ihren Anforderungen und ermöglichen Ihnen, sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.